第一条 科学技术档案（以下简称科技档案）是科研管理的一个重要组成部分，是科研活动的真实记载，是一项重要的信息资源。为提高我校科技档案的质量和管理水平，逐步实现科技档案管理的科学化、规范化，较好地开发利用挡案信息资源,为科研选题、立项提供科学依据,根据《中华人民共和国档案法》和《档案实施办法》以及国家有关法规，结合我校实际情况，特制订本管理办法。
第二条 科技档案是科学研究管理和实践活动中直接形成的（包括自然科学和人文科学）具有保存价值的文字、图表、照片、数据、音像、软件等材料。
第三条 科技档案必须集中统一管理，任何个人不得据为己有，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第四条 科技档案工作是科技管理工作的重要组成部分，必须纳入科研计划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与项目管理、成果与知识产权管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步；上报登记、评审科研成果与出具科研课题归档情况的证明材料同步。
第二章归档范围
第五条确定的原则：归档的材料应是在科研管理和科研实践活动过程中形成的，对学校和社会具有参考价值和凭证作用；归档的科研材料必须反映科研管理、科研项目活动的全过程，保证完整、正确、系统；几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档，形成一套档案，协作单位保存自己所承担任务形成的科研材料复制件。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的目录提供主持单位；与国外合作的研究课题，应归入外事档案。
归档的材料：
(一)科研综合管理：
1．科研行政管理文件材料
2．科研计划管理文件材料
3．科技成果管理文件材料
4．科研经费管理文件材料
5．申报科学基金及有关批复材料
6．主办或协办的重要学术会议的材料
(二)科研项目
1．科研准备阶段：科研课题申请书或建议书；科研课题审批文件、任务书、委托书、协议书或合同书等文件。
2．研究实验阶段：各种载体的有关原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计图纸、关键工艺材料和重要的来往技术文件等。
3．总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文专著、参加人员名单、技术鉴定材料、鉴定证书、同行专家评审材料、科研投资情况及决算材料等。
4．成果奖励申报阶段：成果奖励申报材料及审批材料、成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件等材料。
5．推广应用阶段：推广应用方案、总结、推广应用的经济或社会效益证明材料、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。
（三）与科研活动有关的音像、图片、电子数据和软件。
（四）其他有重要保存价值的科研材料。
第三章科技档案管理
第六条 实行由科研课题负责人主持立卷归档责任制。每项科研项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。归档的科研文件材料必须是原件（定稿），根据需要可复制若干份。
第七条 案卷整理要求：
（一）根据科研材料形成规律，以及材料的内容、价值、数量和载体形式等情况，以便于保持其有机联系和利用查考为组卷原则，将每个课题材料进行系统整理，视其材料的多少组成一题一卷或一题数卷。
（二）内容不可分的科研材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
（三）拆除卷内金属物，应对损坏的科研材料进行修补。用科技档案盒（夹）方式保管，每件科研材料应用线绳装订。
（四）科研管理部分的材料，要求组卷装订。卷内材料按顺序编写页码，无论单面或双面只要有文字，均应编页码，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上件号章，并逐项填写好有关内容。
（五）科技处负责组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。密级分为绝密、机密、秘密3种。具体按《广州中医药大学关于科技保密工作管理条例》办理。
（六）填写卷内目录、备考表和案卷封面。
（七）归档的科研材料必须字迹工整，统一用A4纸双面印刷，图样清晰（禁止使用圆珠笔或复写字迹）。
科技处负责全校（包括有法人资格的单位）科技档案的收集、整理、上报移交工作。
第八条 科技档案工作岗位采取三级责任制，由科技主管领导、科技处、课题负责人共同协调实施，使科技档案形成规范化、制度化。
（一）分管科研工作的校领导职责：
1．贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规，把科技档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费和人员配备等方面为发展科技档案工作提供条件；
2．定期检查，积极解决、研究档案管理工作中存在的实际问题。
（二）科技处岗位职责：
1．制定和健全科技档案管理制度；
2．收集、审查课题组上交的科研成果及推广档案材料，保证科研材料的完整、系统、准确；
3．负责科研综合性材料的整理、立卷、归档；
4．支持学校档案部门的工作，组织、参加对科技档案组卷质量的检查及确定科技档案的密级。
第九条各单位（部门）对已完成的每个项目进行鉴定、验收之前，必须通知学校档案部门对准备归档的文件材料加以审查验收，并加盖学校档案材料归档专用章。科研文件材料归档不完整的项目，不得进行结题、鉴定、验收等下一步的工作。各二级单位科研主管领导应配合科技处作好科技档案的管理工作，并进行动态管理。科研负责人应对科技档案进行审查、核实，确保档案的准确性和真实性。
第十条学校将科技档案管理作为考核各单位科研工作的重要依据之一。凡提供虚假科技档案或丢失重要科技档案造成严重损失者，学校将追究有关人员的责任。
第四章奖惩
第十一条 凡对科技档案工作做出突出成绩的单位和个人应给予奖励，并作为一项主要的业绩考核指标。
第十二条任何个人不得将科技档案据为己有，否则职务职称评定时科技处不予认定，造成损失的，将追究其相关责任，因此而导致国家、学校科研秘密泄露，按《广州中医药大学科技保密工作管理办法》进行惩处。
第五章附则
第十三条 本办法自发布之日起执行。
第十四条 本办法由科技处负责解释